En

الحوكمة في شركة أجيال

لقد قامت شركة اجيال بتطوير اطار الحوكمة لديها وفقًا لأعلى المعايير التي أقرتها الهيئات المهنية الرائدة والجهات الرقابية.  وينعكس تطبيق اطار الحوكمة في المعاملات والأنشطة اليومية , كما يعكس تطور منظومة الحوكمة بصورة مستمرة استراتيجية الشركة.  إننا تؤمن بشدة بضرورة اعتماد والتزام مبادئ الحوكمة والذي يتضمن أفضل الممارسات العملية والتطبيقات لأفضل المعايير العالمية التي من شأنها المساهمة في تعزيز النمو والنجاح والتطور لأعمالنا وأنشطتنا.  وهنا تبرز أهمية الالتزام بمبادئ ومفاهيم الحوكمة وأهمية اعتمادها وتطبيقها في أجيال بشكل مثالي ونموذجي لتحقيق الهدف منها.

يقوم مجلس الإدارة بالإعداد والإفصاح بالتقرير السنوي عن إستراتيجية التواصل للشركة وذلك لتعزيز التواصل الفعال مع المساهمين.

مهام مجلس الادارة

المحور الأول: لجان مجلس الادارة

لجنة المخاطر: 

 دور اللجنة:

تتمثل الواجبات والمسئوليات الأساسية للجنة إدارة المخاطر فيما يلي: (1) تحديد الأهداف الأساسية للمخاطر (2) تحديث ومراجعة سياسات وإجراءات إدارة المخاطر (3) المراجعة الشاملة للإطار العام لإدارة المخاطر (4) الموافقة على تعيين مدير إدارة المخاطر (5) مراجعة الأدوات اللازمة لإدارة المخاطر بالشركة. 

العضوية: 

1- السيد/ عبدالعزيز فيصل الخترش

2- السيدة / تهاني مصلط العجمي

3- السيد / محمد عبدالرزاق الكندري

لجنة التدقيق:

دور اللجنة: 

تشمل واجبات اللجنة، للوفاء بمسؤولياتها تجاه مجلس الإدارة، ما يلي: (1) ضمان سلامة، شفافية وعدالة التقارير المالية من خلال مراجعة القوائم المالية وإبداء الرأي والتوصية بشأنها لمجلس الإدارة (2) ضمان مدى كفاية وكفاءة نظم الرقابة الداخلية (3) ضمان التزام          الشركة بمتطلبات الجهات الرقابية (4) في حالة حصول أي تعارض بين توصيات لجنة التدقيق وقرارات مجلس الإدارة بما في ذلك عندما يرفض المجلس إتباع توصيات اللجنة فيما يتعلق بمراقبي الحسابات الخارجيين و/أو المدقق الداخلي، يتعين أن يتضمن تقرير الحوكمة        بياناً  يفصل بوضوح هذه التوصيات والسبب أو الأسباب وراء قرار مجلس الإدارة لعدم التقيد بها

العضوية: 

1- السيد/ عبدالعزيز فيصل الخترش

2- السيدة / تهاني مصلط العجمي

3- السيد / محمد عبدالرزاق الكندري

  • لجنة الترشيحات والمكافآت

 دور اللجنة: 

 الترشيحات :  بعد مراجعة المتطلبات، تقوم لجنة الترشيحات بالتوصية بترشيح وإعادة ترشيح أعضاء مجلس الإدارة. تقوم لجنة الترشيحات بإجراء مراجعة سنوية للمتطلبات وإعداد الوصف الوظيفي للأعضاء. يمكن للجنة أن توصي بأعضاء مستقلين من خلال الانتخابات. يمكن للجنة وضع إعلانات لدعوة المرشحين من خلال الصحف وعلى موقع سوق الكويت للأوراق المالية. تقوم اللجنة كل عام، لتحديد ما إذا كانت تعمل بصورة فعالة، بإجراء تقييم ذاتي لأدائها، وذلك بالمقارنة بالأهداف والواجبات المنصوص عليها في ميثاق عمل اللجنة.

 المكافآت:

الواجبات والمسؤوليات: تقوم اللجنة للوفاء بمسؤولياتها تجاه مجلس الإدارة بما يلي (1) وضع سياسة واضحة لأجور أعضاء مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين (2) تحديد  الأجر الذي سيتم تقاضيه مثل الأجر الثابت والأساسي وفي شكل أسهم ومكافآت نهاية الخدمة (3)                إجراء مراجعة سنوية لسياسة المكافأت.

 تقييم الأداء: تقوم اللجنة بمراجعة الميثاق  مرة كل عام لتحديد ما إذا كان الميثاق  يحقق الهدف بشكل فعال من عدمه. يجب اعتماد الميثاق  و أية تعديلات عليها بعد موافقة الجمعية العامة لمساهمي الشركة.

العضوية: 

1- السيد/ عبدالعزيز فيصل الخترش

2- السيدة / تهاني مصلط العجمي

3- الشيخ/ حمد مبارك الجابر الصباح

المحور الثاني: ميثاق العمل  والمسؤولية الإجتماعية

  مفهوم السلوك المهني وأخلاقيات الوظيفة العامة:

هو قيام الموظف بأداء واجباته الوظيفية بأمانة ونزاهة وموضوعية، والعمل باستمرار على تحقيق أهداف الجهة التي يعمل بها، وأن تكون ممارسته في حدود الصلاحيات المخولة له، وأن يؤدي عمله بحسن نية، متجرداً من سوء القصد أو الإهمال او مخالفة القانون،               أو الضرر بالمصلحة العامة، لتحقيق مصلحة خاصة له أو للغير.

 قيم الشركة:

إن ضبط وتنظيم قواعد السلوك الوظيفي وأخلاقيات المهنة في الشركة يكون من خلال تعزيز القيم التالية:

1- التحفيز: تزويد العاملين بما يمكِّنهم من الفهم التام الواضح والصحيح لأطر قواعد السلوك الوظيفي وأخلاقيات المهنة وأدبياتها، ومتطلبات الأداء السليم التي يتوجب عليهم أن يلتزموا بها وأن يعملوا من خلالها.

2- المشاركة: إتاحة الفرص المناسبة أمام الموارد البشرية للشركة بما فيها من تنوع؛ باتخاذ كل ما يمكِّن من العمل في بيئة تقوم على الاحترام وتهيئة الظروف المواتية والمفضَّلة للعمل.

3- الإبداع: الالتزام المستمر بالقوانين والأنظمة ومقتضيات الأداء المثالي والسلوك المهني والوظيفي الذي تنشده الشركة من موظفيها، دعماً للجهود الرامية إلى الابتكار في المنتجات والعمليات التشغيلية، وتقديم الحلول في عالم يتصف بدرجة عالية من الانضباط، والحرص على الالتزام بالقوانين والضوابط التنظيمية.

4- الإنجاز: تحقيق النمو من خلال كسب ثقة موظفي الشركة وزبائنها وشركائها في العمل، انطلاقاً من الحرص الدائم على الالتزام التام بأفضل القيم الأخلاقية والثوابت والمبادئ، التي تمثل أساساً للسلوك المهني المطلوب من العاملين في الشركة، ومعياراً تعتمد عليه الشركة في تقويم أدائهم؛ دون أدنى مساومة أو تفريط في الالتزام بأعلى المعايير الأخلاقية وموجبات النزاهة المهنية.

قواعد السلوك الوظيفي وأخلاقيات المهنة:

يحتوي ميثاق أخلاقيات المهنة على معايير السلوك التي يتعين على كل منسوبي الشركة إتباعها ومراعاتها كل يوم ، وفي سائر المعاملات ، وفي كل موقع يؤدون فيه أعمالهم. وتعمل الشركة في حال وجود أية مخاوف أو شكوك بشأن عدم الامتثال لميثاق أخلاقيات المهنة، على التحفيز وخلق ثقافة الإبلاغ عن ذلك فوراً إلى الجهة المختصة، عبر عدة قنوات، منها المدير المباشر، والموارد البشرية، والشؤون القانونية، والخط الهاتفي المخصص للمساندة الفنية في مجال معالجة المخالفات القانونية والنظامية. مع التأكيد على عدم اتخاذ أية إجراءات مسائلة أو تبعات نظامية من أي نوع ضد أي شخص جراء إبلاغه عن مخاوفه أو شكوكه حيال وقوع مخالفات قانونية أو نظامية

ويتألف ميثاق أخلاقيات المهنة من ثلاث عشرة سياسة تُعنى بالنزاهة، وتغطي أبرز مجالات المخاطر والمهددات، وقد تم تصنيف هذه السياسات ضمن ثلاث فئات : بيئتنا العالمية، ومكان العمل، وحماية أصول الشركة , هذه السياسات تتضمن قواعد تحكم السلوك في عدة أوجه , منها على سبيل المثال القواعد التالية :

1- التعامل وتسيير شؤون عمل الشركة بصدق وأمانة، ومراعاة أرقى الأساليب والمبادئ الأخلاقية في الإدارة، والابتعاد عن كل ما يمس شرف وكرامة الشركة داخل وخارج العمل.

2- تكريس الوقت والجهد لأداء العمل والحرص على عدم إضاعة وقت الآخرين.

3- التعاون مع الزملاء في العمل على الوجه الذي يؤدي إلى حسن سير العمل بالشركة.

4- الولاء للشركة صفة مطلوب التحلي بها من قبل الإدارة والموظفين، وعلى الجميع تأكيد الولاء والتصرف دائماً من أجل مصلحة الشركة في كافة علاقات العمل، بما في ذلك العلاقـات مع الزبائن، والجهات الحكومية، والرؤسـاء، والزمـلاء من العاملين، وإطلاع الإدارة العليا على أي تصرف قد ينعكس سلباً على الشركة.

5- الإدراك والتصرف على أساس أن جميع الموظفين شركاء في مسؤولية دعم أهداف الشركة؛ المتعلقة بالرقابة الإدارية والمالية الداخلية والالتزام بهذه الأهداف.

6- الامتناع عن استخدام أية معلومات أو مواد جرى الكشف عنها للموظف بصورة سرية ـ باعتباره أحد موظفي الشركة ـ لأغراض أو مصلحة شخصية، وتجنب الكشف عن المعرفة المملوكة أو الفنية أو الإدارية السرية الخاصة بالشركة إلى أي جهة غير مصرح لها بذلك.

7- الامتناع عن المساهمة ـ بمقابل أو دون مقابل ـ في أي نشاط إعلامي، مثل الإدلاء بتصريحات أو نشر مقالات إلا بإذن كتابي من المسئول المفوض في الشركة.

8- الامتناع عن قبـول هـدايا أو ميزات من جهات خارجية أو داخلية من شأنها التأثير على قرار الموظف أو أدائه لواجباته لدى الشركة أو الإخـلال بذلك من أجل تلك الجهات .

9- عدم القيام تحت أي ظرف بعرض أو محاولة عرض رشـوة أو أي إغـراء آخر على زبون محتمل من أجل ترويج منتجات الشركة أو خدماتها، أو بقصد التأثير على قراره.

10- عدم قبول رشوة، أو أي إغراء ـ مهما كان نوعه ـ لتحقيق أي غرض، مثل : ترسية عقد، أو طلب شراء على بائع أو مورد محتمل، أو إعطائه معلومات، وإذا عرضت على الموظف رشوة أو أي إغراء آخر من أي نوع، فعليه الإبلاغ عن ذلك فوراً إلى رئيسه .

11- عدم استغلال السلطة الوظيفية من أجل تحقيق مكاسب شخصية.

12- التزام الدقة والإنصاف في تسجيل كافة العمليات المالية الخاصة بالشركة طبقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها، وحماية ممتلكات الشركة طبقاً للسياسات والإجراءات التي وضعتها الشركة، والتأكد من استخدام تلك الموجودات على الوجه الصحيح، وأن السجلات والتقارير المالية والتشغيلية دقيقة وكاملة ويعتمد عليها.

13- محافظة الموظف على أسرار العمل وعلى المعلومات التي يطلع عليها أو تصل إليه بحكم وظيفته، وأن لا ينقل إلى أي طرف آخر خارج الشركة معلومات غير منشورة، إلا إذا كان ذلك جزءًا من الأداء العادي لواجبات الوظيفة أو كان مصرحاً بذلك من الشركة.

14- مراعـاة كافـة الأنظمة المعمول بهـا فـي المملكة العربية السعودية.

15- تمنع الشركة استخدام أجهزة الحاسب الآلي، وخطوط ومعدات الهاتف، والإنترنت، ونظام البريد الإلكتروني، بأساليب عدوانية تجاه الآخر، أو بطرق تضر بمعنويات الموظفين. ولا يجوز استخدام ممتلكات الشركة لدعوة الآخرين للمشاركة في مشاريع تضامنية تجارية، أو الخوض في قضايا دينية أو سياسية، أو مسائل لا تتعلق بالعمل.

نتائج الالتزام بميثاق أخلاقيات المهنة:

تعمل الشركة على ترسيخ ثقافة الالتزام بالقوانين والأنظمة مما سوف يعزز النمو، وبالتالي خطط التطوير في الشركة من خلال:

1-إضافة قيمة للسمة التجارية للشركة، وزيادة ثقة الزبائن والموردين والشركاء والمجتمعات والحكومات في الشركة.

2- إتاحة فرصة العمل الجماعي، حيث تسعى الشركة بأكملها إلى تكريس جهودها نحو تحقيق نفس الأهداف المشتركة.

3- التشجيع على الرقابة الذاتية، وتوفير حماية تتجاوز ما توفره أساليب الرقابة الخارجية بمفردها.

4- زيادة ثقة الموظفين بأنفسهم، حيث يمكنهم معرفة قيم العمل وتعريف الآخرين بها.

5- التحلي بالمزيد من روح المسؤولية المهنية والحرفية العالية في الأداء، ذلك لأن الموظفين يمكنهم استلهام التوقعات السلوكية التي من شأنها تحفيزهم للتصرف بطريقة مهنية صحيحة.

6- نشر مفهوم الالتزام بالقوانين والأنظمة، مما يساعد الموظفين على العمل في بيئة تتميز بالأداء المنضبط والملتزم بمقتضيات القواعد التنظيمية.

تعارض المصالح:

المقدمة: يقع تضارب المصالح عندما تتعارض وتتضارب المصلحة الخاصة لشخص مسئول مع مصلحة المؤسسة. إن وجود تضارب في المصالح لا يعد أمراً غير عادي أو أنه خطأ بالضرورة ولكن المهم هو كيفية التعامل معه. توضح سياسة منع تضارب المصالح التزام الشركة بمزاولة النشاط بطريقة عادلة وصادقة وسليمة لضمان خدمة المصالح طويلة الأجل للأطراف أصحاب المصالح بأفضل ما يمكن. كما تساعد سياسة منع تضارب المصالح على ضمان عدم استغلال أي شخص بصورة غير ملائمة أي معاملات تشارك فيها المؤسسة سواء كان ذلك قائماً بالفعل أو يبدو للآخرين  .

 الغرض والنطاق: تم إعداد هذه السياسة للوفاء بمتطلبات هيئة أسواق المال وللحد من قيام أعضاء مجلس الإدارة وكبار المسئولين بأنشطة تجارية تخلط بصورة غير أخلاقية بين مصالحهم الشخصية و مسؤولياتهم الرسمية في الشركة. تبين هذه السياسة الحالات العامة التالية من بين عدة حالات مماثلة قد تؤدي إلى وجود تضارب المصالح:

1- أن يكون لعضو مجلس الإدارة أو أحد المسئولين مصلحة مالية في معاملة أو ترتيب ما تبرمه الشركة 

2- أن يعتزم عضو مجلس الإدارة أو أحد المسئولين استغلال فرصة تجارية مستحقة للشركة

المسؤوليات: لجنة التدقيق ممثلة برئيس لجنة التدقيق هي المسئولة بصفة عامة عن هذه السياسة وهذه المسئولية تتضمن مراقبة ومراجعة تنفيذ السياسات والإجراءات الأساسية الموضحة بالسياسة. ومع ذلك يجوز للجنة التدقيق تفويض المسؤوليات اليومية الخاصة بالإشراف على مدى الالتزام والتنفيذ إلى أحد المسئولين بالشركة.

إن أعضاء مجلس الإدارة وكبار المسئولين والموظفين مسئولون عن فهم ومعالجة قضايا تضارب المصالح. 

كما أن إدارة الموارد البشرية هي المسئولة عن توزيع هذه السياسة على جميع الموظفين من خلال حزمة برامج التوجيه والتدريب. كما يجب عرض السياسة وكيفية الإبلاغ عن الأمور المتعلقة بتضارب المصالح على الموقع الإلكتروني للشركة بصفة دائمة. ويجب على إدارة الموارد البشرية أيضا إبلاغ الموظفين بالعنوان البريدي / الالكتروني لمدير إدارة الموارد البشرية أو رئيس لجنة التدقيق للإبلاغ عن حالات تضارب المصالح أو طلب إيضاحات بشأن أي مسألة تنشأ نتيجة لتضارب المصالح.

الاطراف ذات الصلة:

ملخص معاملات الأطراف ذات علاقة 

تدرك الشركة أن المعاملات مع الأطراف ذات علاقة قد تؤدي إلي تضارب محتمل أو فعلي في المصالح وربما تثير تساؤلات حول ما إذا كانت هذه المعاملات تتسق مع أفضل مصالح الشركة ومصالح مساهميها. لذلك يقوم مجلس الإدارة الشركة بوضع سياسة المعاملات مع الأطراف ذات علاقة  بهدف وضع (أ) الإجراءات الواجب على الشركة تطبيقها لضمان العدالة في جميع مراحل المعاملات مع الأطراف ذات علاقة و (ب) التزامات الإفصاح عن هذا النوع من المعاملات. 

سياسة معاملات الأطراف ذات علاقة 

يوافق مجلس الإدارة على السياسة التي تتضمن بصورة عامة العناصر التالية : 

1- ضمان أن تكون جميع المعاملات مع أو لصالح أي أطراف ذات علاقة وفقا لشروط وأحكام مقبولة وضمن نطاق ممارسات الشركة التي يضعها مجلس الإدارة.

2- يتم تحديد ومراجعة أسماء الأطراف ذات علاقة بالرجوع إلى قائمة الأطراف ذات علاقة التي يحتفظ بها ويحدثها أمين سر مجلس الإدارة.

3- يتولى أمين سر مجلس الإدارة جمع المعلومات التي تقدمها الأطراف ذات الصلة في الإقرار.

4- التأكد من اعتماد لجنة التدقيق لجميع المعاملات مع الأطراف ذات علاقة، وذلك قبل الدخول في مثل هذه المعاملات. علاوة على ذلك ينبغي علي المجلس ضمان عدم تضارب أي معاملات للأطراف ذات علاقة  مع مصالح الشركة.

5- الموافقة على الإرشادات المستخدمة في تحديد أنواع المعاملات مع الأطراف ذات علاقة وكفاية المستندات، واتخاذ قرارات بشأن المستويات المناسبة لصلاحيات الاعتماد.

6- طلب وثائق نوعية أو اتفاقات تفصيلية تغطي معاملات الأطراف ذات علاقة .

7- اشتراط إجراء جميع المعاملات على أسس تجارية بحتة/ بالقيمة السوقية العادلة / وأن تكون مزودة بالضمانات الملائمة إذا لزم الأمر وتمثل أصول يمكن  الحجز عليها.

8- تسوية جميع المعاملات مع الأطراف ذات علاقة في حينها.

9- الالتزام بجميع المتطلبات الرقابية المطبقة.

10- يتعين الحصول على الموافقات المسبقة من الجمعية العمومية على كافة المعاملات المتوقعة مع الأطراف ذات علاقة. 

سرية المعلومات:

سياسة الابلاغ:

الغرض والنطاق: إن سياسة الإبلاغ عن المخالفات تشجع وتمكن الموظفين من التحدث عن المسائل الهامة والمشروعة داخل المنشا بدلا من التغاضي عن المشكلة أو اللجوء إلى حل المشكلة خارج المنشأة . إلا أن الموظفين قد لا يفصحوا عن تلك المسائل التي تثير قلقهم بسبب شعورهم أن هذا النوع من الإبلاغ يعد عدم ولاء لزملائهم أو للمنشاة بصفة عامة. ولذا فإن هذه السياسة تنص على تعليمات واضحة لمثل هذا النوع من الإبلاغ من قبل موظفي الشركة كما أنها تتيح الفرصة أيضا للمديرين والموظفين السابقين للشركة والاستشاريين والموردين وأصحاب العقود وأي طرف آخر له علاقة عمل مع الشركة بالإبلاغ عن أي أمور قد تثير القلق أو المخاوف.

إن سياسة الإبلاغ عن المخالفات تعد طريقة للتعامل مع المشاكل والمسائل مبعث القلق التي قد تجول بخاطر الأفراد داخل الشركة بنية حسنة، كما أن السياسة أيضا تحمي الأفراد الكاشفين عن الفساد من أي شكل من أشكال المضايقات أو الإيذاء أو الإجراءات التأديبية. كما تؤكد السياسة على أنه سيتم التعامل مع كافة أشكال الإبلاغ عن المخاوف والمشاكل بأكبر قدر من السرية.

وتجدر الإشارة إلى أن تعليمات هيئة أسواق المال بشأن حوكمة الشركة قد ألزمت الشركات بضرورة إعداد إجراءات لتلقي المشاكل مبعث المخاوف والقلق المتعلقة بالأمور المحاسبية والتشغيلية والتدقيق المشكوك فيها. وقد تم إعداد هذه السياسة بغية إحباط أي سلوك غير قانوني أو غير أخلاقي داخل الشركة.

إن النطاق العام للسياسة يحدد الإجراءات الداخلية للإفصاح عن أي بواعث قلق أو شكوك وتشجع الأفراد على الإبلاغ عن تلك البواعث المشروعة في مرحلة مبكرة وتعمل على طمأنة الشخص المبلغ أو الكاشف عن الفساد وحمايته من أي خطوات انتقامية وذلك في حال تم الإفصاح بنية حسنة. كما أن السياسة من شأنها أن تحمي الموظفين من الادعاءات الماكرة التي لا أساس لها من الصحة.

المسؤوليات: إن لجنة التدقيق المتمثلة في رئيس لجنة التدقيق مسئولة عن هذه السياسة بشكل عام. إلا أن اللجنة قد تفوض المسئولية اليومية لمراقبة الالتزام بالسياسة وتنفيذها إلى مسئول التزام معين لهذا الغرض. إلا أن إدارة الموارد البشرية تعد مسئولة عن مهمة توزيع سياسة وإجراءات الكشف عن الفساد على كافة الموظفين علاوة على الأطراف الأخرى ذات الصلة .

مبادئ المسؤولية الاجتماعية:

الهدف والنطاق: تمثل المسؤولية الاجتماعية للشركة التزام مستمر من الشركة لتحقيق التنمية المستدامة للمجتمع بشكل عام وموظفيها بشكل خاص من خلال إتباع أخلاقيات السلوك المهني.
يقوم مجلس الإدارة بتحديد سياسات وإجراءات المسؤولية الاجتماعية للشركة لتحقيق التوازن بين الأهداف الاجتماعية والبيئية مع الأهداف الاقتصادية للشركة، وكجزء من مبادراتها للوفاء بمسئولياتها الاجتماعية تجاه أصحاب المصالح والموظفين والمجتمع والبيئة أثناء تنفيذها لعمليات النشاط.
إن التنفيذ الصحيح لمفهوم المسؤولية الاجتماعية للشركات يمكن أن يحقق مجموعة متنوعة من المزايا التنافسية بما في ذلك تعزيز الوصول إلى أسواق المال وزيادة المبيعات والأرباح وتقليل التكاليف التشغيلية وتحسين الجودة الإنتاجية وضمان ولاء الموظفين.
تطبق سياسة المسؤولية الاجتماعية للشركة علي جميع الموظفين وإدارة الشركة في الأمور ذات الأثر البيئي والاجتماعي على أصحاب المصالح في الشركة والأطراف ذوي العلاقة بهم

المسؤوليات: تتوزع مهام القيام بواجبات المسئولية الاجتماعية للشركات علي مجلس الإدارة وإدارة الموارد البشرية والموظفين كما يلي:

مجلس الإدارة: [1] الإشراف على إدارة المخاطر الاجتماعية والبيئية وأداء الشركة لتحقيق المسئولية الاجتماعية [2] ضمان التوازن بين أهداف الشركة وأهداف المجتمع [3] تسليط الضوء على جهود الشركة في خدمة المجتمع من خلال تنفيذ آليات وبرامج محددة ووضع معايير الأداء والمقارنة مع الشركات المماثلة وخطط عمل المسؤولية الاجتماعية للشركة و[5] والتحقق من الإفصاح و التقارير الدورية.

إدارة الموارد البشرية: [1] خلق الوعي بالمسؤولية الاجتماعية للشركة من خلال تنفيذ برامج توعوية للموظفين [2] تخطيط وتنفيذ برامج توعية للمجتمع لتحديد المسؤولية الاجتماعية وفقا لآليات واضحة وتسليط الضوء على القضايا التي تسهم في التنمية الاجتماعية.

الموظفين: إن جميع الموظفين مسئولون بصفة دائمة عن تنفيذ أنشطة المسؤولية الاجتماعية للشركة التي يضعها مجلس الإدارة على أساس مستمر. ويعتبر إشراك الموظفين في أداء المسؤولية الاجتماعية للشركة العامل الحاسم لتحقيق النجاح في هذا الشأن. 

سياسات المسؤولية الاجتماعية للشركة: تم وضع هذه السياسة لتحقيق التوازن بين أهداف الشركة وأهداف المجتمع مع التركيز على التعليمات الرقابية التالية كحد أدنى:

1- المساهمة في توفير فرص عمل وتهيئة ظروف العمل المناسبة.

2- دعم وتشجيع العمالة الوطنية وزيادة الكفاءة والقدرة التنافسية.

3- دعم المشاريع الصغيرة وتقديم آفاق جديدة لخدمة الفئات الاجتماعية.

4- تقديم أنشطة الشركة بصورة تتفق مع الظروف الاقتصادية والوضع الثقافي للمجتمع.

5- حماية البيئة من التلوث والتدمير.

6- توفير برامج التدريب لتعزيز القدرة على العمل ومجموعة المهارات للفئات المستهدفة في المجتمع.

7- الحد من الآثار السلبية والأضرار التي تلحق بالمجتمع وذلك بسبب عملياتها.

8- المبادرة بالأنشطة الخيرية. 

إن العناصر الأساسية لسياسات المسؤولية الاجتماعية للشركات هي الحوكمة المؤسسية وأخلاقيات وبيئة العمل والعلاقات الطيبة والأعمال الإيجابية وسلاسل التوريد والعملاء والبيئة والمجتمع والأعمال الخيرية.

المحور الثالث: إدارة المخاطر وضوابط الرقابة الداخلية

ادارة المخاطر :

الغرض والنطاق

إن الهدف الأساسي من سياسات وإجراءات إدارة المخاطر هو توضيح أهداف واستراتيجيات العمل طويلة الأجل لإدارة المخاطر ولإدارة الشركة بصفة عامة ، وتعد بمثابة دليلا يتم استخدامه لاتخاذ القرارات ذات الصلة بوظيفة إدارة المخاطر. كما أن المقصود من سياسات وإجراءات إدارة المخاطر أن تمثل دليلا تشغيليا يعتمد عليه كافة الموظفين العاملين بإدارة المخاطر. وتتحمل لجنة إدارة المخاطر ومدير المخاطر مسئولية التأكد من تنفيذ السياسات والإجراءات المنصوص عليها بشكل فعال. 

سياسة إدارة المخاطر

يجب اعتماد السياسة من قبل مجلس إدارة الشركة وينبغي أن تتسق مع إستراتيجية الشركة وأهدافها طويلة الأجل. وبشكل عام، يجب أن تتضمن السياسة العناصر التالية:

1- أن تتناسب مع حجم وطبيعة ودرجة المخاطر التي تكتنف الأدوار والمهام ذات الصلة بالشركة، وأن تتسق مع مؤهلات أعضاء مجلس الإدارة والمديرين والموظفين بالشركة أو موظفيها.

2- أن تكون السياسة مسئولة عن تحديد وقياس ومتابعة وضبط ورفع التقارير بشأن مختلف أشكال المخاطر التي قد تكتنف عمليات الشركة.

3- إعداد مخططات تفصيلية لكل وظيفة من وظائف أنشطة الأعمال على أن تشتمل على تفاصيل العمليات الفرعية في كل وظيفة من أنشطة الأعمال من أجل تحديد المخاطر المتعلقة بكل منها وكذلك تلك المرتبطة بكل عملية فرعية.

4- تحليل المخاطر التي تم تحديدها فيما يتعلق بمدى احتمالية حدوثها وتأثيراتها، ومن ثم يتم منح الأولويات وفقا لطبيعة وحجم تلك المخاطر.

5- أن تكون المنهجية المعمول بها لإدارة المخاطر الأساسية وفقا لإستراتيجية إدارة المخاطر واستنادا إلى طبيعة وفئة المخاطر وحدود قبول المخاطر والتعامل معها.

6- إدارة كلا من (1) مخاطر السوق (2) المخاطر الإستراتيجية ومخاطر السمعة (3) المخاطر التنظيمية والتشغيلية بشكل شامل (4) مخاطر الائتمان.

الإطار العام لإدارة المخاطر

إن إدارة المخاطر تمثل مسئولية مشتركة فيما بين إدارة الشركة من ناحية وموظفيها من ناحية أخرى حيث يجب عليهم فهم أهمية إدارة المخاطر والقيام بمسئولياتهم اتساقا مع الإطار العام لإدارة المخاطر. وتعد إدارة المخاطر أحد المتطلبات الأساسية للحوكمة الجيدة للشركة، ومن شأنها أن تعمل بشكل مستمر على تقديم المساعدة إلى الإدارة بما يعزز من  معايير الحوكمة الجيدة للشركة وتحقيق ممارسات جيدة للأداء بصفة عامة. إن إدارة المخاطر تمثل جزءا لا يتجزأ من إدارة أنشطة الأعمال، وهي جزء أساسي من العمليات اليومية للشركة ومن إجراءات اتخاذ القرارات اليومية. ولذا يتم وضع عملية إدارة المخاطر بالشركة وتنفيذها مع مراعاة قدر كبير من الشفافية الكاملة. ويتم إطلاع كافة الأطراف المشاركة على الاستراتيجيات والسياسات والممارسات المتبعة فيما يتعلق بإدارة المخاطر بمنتهى الوضوح والشفافية، كما يتم البت في كافة القرارات المتعلقة بإدارة المخاطر على أساس من الوضوح والموضوعية والتقييمات العملية والمعلومات.

التدقيق الداخلي :

الغرض والنطاق

إن وجود التدقيق الداخلي الفعال بالشركة هو أحد الركائز الأساسية لإطار الحوكمة المؤسسية. تهدف سياسات وإجراءات التدقيق الداخلي إلى تسليط الضوء على أهمية وجود وظيفة تقييم مستقلة لفحص وتقييم أنشطة الشركة وهي بمثابة خدمةً مقدمة للإدارة ومجلس الإدارة. إن السياسات الواردة أدناه هي لتقديم إطار عام لهيكل وإدارة وظيفة التدقيق الداخلي

سياسة التدقيق الداخلي

يتم اعتماد السياسة من لجنة التدقيق ومجلس الإدارة و تتضمن السياسة بصفة عامة العناصر التالية:

1- وضع لائحة التدقيق الداخلي لتوفير إطار لهيكل وإدارة وظيفة التدقيق الداخلي، وكذلك لتوجيه مكتب التدقيق الداخلي في الاضطلاع بمسؤولياته بفاعلية.

2- الالتزام بمعايير المعهد الدولي للتدقيق الداخلي (IIA) وقواعد السلوك المهني.

3- كفاية اللائحة والأهداف والسياسات والإجراءات.

4- المساهمة في إدارة المخاطر والرقابة والحوكمة بالشركة.

5- فعالية أنشطة التحسين المستمر واعتماد أفضل الممارسات.

6- ما إذا كان نشاط التدقيق يضيف قيمة ويحسن عمليات المؤسسة.

7- تناسب وظيفة التدقيق الداخلي مع حجم وطبيعة ودرجة المخاطر للدور الذي تضطلع به بالإضافة إلى خبرة ومؤهلات الموظفين بها. 

الإطار العام للتدقيق الداخلي

يجب على لجنة التدقيق تقييم الحاجة والأهمية ونسبة التكاليف إلى المزايا قبل اتخاذ قرار بشأن توفير وإنشاء وظيفة التدقيق الداخلي من داخل الشركة أم الاستعانة بالمصادر الخارجية – بالتعاون مع المصادر من داخل الشركة -  للقيام بمهامها. تقوم لجنة التدقيق بالإشراف على الإدارة الفعالة لوظيفة التدقيق من خلال وضع خطة تدقيق داخلي تغطي جميع مجالات الشركة. تقوم وظيفة التدقيق بفهم الأعمال والعمليات المتضمنة في الأنشطة المختلفة لجميع الإدارات. أن المسؤولية الأساسية لوظيفة التدقيق الداخلي هي تقدير وتقييم المخاطر الكامنة في العمليات التجارية، وإجراء تقييم للرقابة وتسهيل تقييمات الرقابة الذاتية. كما يجب وضع هيكل تنظيمي برئاسة "رئيس التدقيق الداخلي يتبع لجنة التدقيق. 

المحور الرابع: سياسة المكافآت والمزايا

الغرض والنطاق

سياسة المكافآت هي خطة لسداد التعويضات والمكافآت وفقا لمتطلبات حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة أسواق المال الكويتية. وهي تحدد معدل الأجر المناسب لكل مجموعة من المسؤوليات والمهام وهي تحكم كيفية زيادة الأجور حسب تكليف الموظفين بمزيد من المسؤوليات والمهام أو الترقي إلي مناصب أعلي.

تضمن السياسة تنافسية حزمة المكافآت المقدمة لأعضاء مجلس إدارة الشركة والموظفين وتضمن قدرة الشركة على اجتذاب والاحتفاظ بالموظفين المؤهلين ذوي الخبرة. ويجب هيكلة المكافآت المقدمة لتتماشى بشكل مناسب مع مصالح الإدارة والمساهمين وتعزيز إيجاد قيمة مضافة بالشركة. ويجب أن تفصح الشركة بشكل مناسب عن سياسة المكافآت والمكافآت المدفوعة وفقا لإرشادات هيئة أسواق المال.

سياسة المكافآت

يجب أن تكون السياسة:

1- معتمدة من مجلس الإدارة.

2- تطابق مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة بأعضاء مجلس الإدارة / الموظفين.

3- تتوافق مع إستراتيجية وأهداف الشركة على المدى القصير و الطويل.

4- تناسب حجم وطبيعة ودرجة المخاطر للوظيفة فضلا عن خبرة ومؤهلات عضو مجلس الإدارة / موظف الشركة.

5- تحقق التوازن بين هيكل الرواتب الذي يعد بمثابة حافز لجذب الأفراد المؤهلين مع عدم المبالغة فيه.

6- يتم إعدادها بالتنسيق مع لجنة الترشيحات. 

مكافآت  المدراء التنفيذيين

يجب إعداد سياسة المكافآت للمدراء التنفيذيين بطريقة تحفز الأعضاء التنفيذيين والمدراء التنفيذيين الآخرين لتحقيق أهداف النمو على المدى الطويل ويجب ربط الحوافز بالأداء. هذه السياسة تمنع أيضا الموظفين من الدخول في أي معاملات وترتيبات تضر بمصالح الشركة. 

مكافآت أعضاء مجلس الإدارة

تضمن هذه السياسة أن تكون مكافآت أعضاء مجلس الإدارة ضمن السقوف التي تضعها الجهات الرقابية. ويجوز لرئيس مجلس الإدارة ونائب رئيس مجلس الإدارة والأعضاء الآخرين في المجلس تقاضي مكافآت إضافية عند القيام بمهام إضافية. ويكافأ أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين عن طريق دفع أتعاب نقدية ولا يقدم لهم أي استحقاقات تقاعدية كما لا يتمتعون بأي برامج للمدفوعات بالأسهم إلا إذا كانت معتمدة من المساهمين. 

المحور الخامس: الافصاح والشفافية

الغرض والنطاق

يحتاج أصحاب المصلحة الحاليين والمحتملين إلى معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب وبدرجة عالية من الصحة والقابلية للمقارنة لتقييم أداء الشركة، ونمط الملكية، وكفاءة الإدارة بما في ذلك المعلومات الإدارية والتشغيلية لمتابعة مصالحهم وتسهيل عملية اتخاذ القرار.

الغرض من هذه السياسة هو تعزيز المساءلة لدى الشركة وإدارتها تجاه أصحاب المصلحة بشكل عام من خلال منح الوصول إلى معلومات دقيقة ومتسقة من شأنها أن تمكنهم من فهم الحوكمة والإستراتيجية والسياسات والأنشطة والممارسات لدى الشركة وتسهل تقييم أدائها. يجب على الشركة الإفصاح عن المعلومات الجوهرية باستمرار التزاماً بكافة المتطلبات القانونية والتنظيمية. تهدف هذه السياسة أيضا إلى وضع وتشغيل أنظمة لمنع التداول من الأفراد المطلعين من خلال الافصاحات السوقية الشاملة وفي الوقت المناسب.

تطبق هذه السياسة على الموظفين وأعضاء مجلس إدارة الشركة. وهي تشمل جميع الإفصاحات عن المعلومات الداخلية الدقيقة والتي لم يتم الإعلان عنها، وتتعلق بصورة مباشرة أو غير مباشرة بالشركة؛ وإذا تم الإعلان عنها للجمهور سيكون لها تأثير كبير على سعر سهم الشركة. تغطي هذه السياسة أيضا البيانات التي تقدم إلى أطراف خارجية، سواء شفويا أو عن طريق الاتصالات الإلكترونية.

الإرشادات الواردة في السياسة هي بغرض الاهتمام بالمضمون وليس الشكل عند تقديم الإفصاحات وتتضمن أيضاً [أ] الالتزام بتحقيق مستوى عال من الشفافية و [ب] الحفاظ على التدفق المستمر للمعلومات بين المؤسسة وأصحاب المصلحة و [ج] إظهار شفافية في تبادل المعلومات و[د] بيان المساءلة والحوكمة و [هـ] الاستعداد للاستماع إلى الآراء و [و] تعزيز الشفافية. 

المسؤوليات: يقوم مجلس الإدارة بما يلي:

1- إجراءات وأنظمة الإفصاح عن المعلومات والشفافية وفقا للإطار القانوني والتنظيمي: يجب أن تتضمن السياسة [أ] طرق الكشف عن المعلومات والبيانات المالية وغير المالية [ب] تحديد طرق الكشف عن جميع المعلومات بشفافية وفي الوقت المناسب و دون تمييز. [ج] وضع آليات يتم من خلالها تصنيف المعلومات من حيث أهميتها المادية وطبيعتها ودوريتها.

2- وضع نظام للإبلاغ لتحديد معلومات الإفصاح المصنفة على أساس طبيعتها / ودوريتها.

3- التقرير السنوي: إعداد تقرير سنوي يتضمن المركز المالي للشركة، والنتائج التشغيلية وأنشطة الشركة، وأية تغييرات في هيكل رأس المال وأية معلومات تتعلق بالأحداث الجوهرية.
4- البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات: يتم تطويرها واستخدامها على النحو الأمثل في عملية الإفصاح.

الحد الأدنى من المتطلبات في محتوي التقارير المالية: تشمل هذه [أ] التقارير المالية بما في ذلك البيانات المالية المعدة وفقا للمعايير الدولية للتقارير المالية ، وتقرير مدققي الحسابات الخارجيين وتقرير مجلس الإدارة عن السنة أو الفترة، و[ب] مكافآت أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية: بما في ذلك الأجر والحوافز والمبالغ النقدية والمزايا والمكافآت، والأجر الثابت والمتغير، وخيارات الأسهم، والتعويضات و أي انحرافات كبيرة عن سياسة الأجور المعتمدة من المجلس.

إجراءات الإفصاح والشفافية

تشمل هذه إجراءات بغرض [1] الرد على طلب معلومات و [2] الإفصاح الانتقائي و[3] معالجة الإفصاح  غير المصرح به عن المعلومات داخلية.

المحور السادس: المساهمون واصحاب المصالح والمستثمرون

تحدد هذه السياسة حقوق المساهمين ومسئولية الشركة تجاه التأكد من إمكانية حصولهم في الوقت المناسب على المعلومات المتعلقة بالشركة بما في ذلك الأداء المالي للشركة، والأهداف والخطط الإستراتيجية والتطورات المالية وحوكمة الشركة وتوجهات الشركة فيما يتصل بالمخاطر، وذلك بغية تمكين المساهمين من ممارسة حقوقهم بطريقة مطلعة، ولإتاحة الفرصة للمساهمين والمستثمرين للتفاعل مع الشركة. ولتكوين وجهة نظر شاملة وفهما كاملا، يجب قراءة سياسة حقوق المساهمين جنبا إلى جنب مع ميثاق السلوك وأخلاقيات العمل وسياسة منع تضارب المصالح وسياسة الإبلاغ عن المخالفات والتعديات على حقوق الشركة وسياسة علاقات المستثمرين وسياسة الأطراف ذات صلة.

الحقوق العامة للمساهمين

تبين السياسة الحقوق العامة للمساهمين على النحو التالي:

1- الحق في تسجيل قيمة الأسهم المملوكة في الدفاتر المحاسبية.

2- الحق في تسجيل أو نقل أو تحويل ملكية الأسهم.

3- الحق في الحصول على جزء من توزيعات الأرباح التي تدفعها الشركة.

4- الحق في الحصول على جزء من أصول الشركة في حال التصفية.

5- الحق في الحصول على معلومات وبيانات تتعلق بأنشطة الشركة واستراتيجياتها التشغيلية والاستثمارية في الوقت المناسب.

6- الحق في حضور اجتماعات الجمعية العمومية للمساهمين والتصويت على قراراتها.

7- الحق في انتخاب أعضاء في مجلس إدارة الشركة.

8- الحق في متابعة أداء الشركة بشكل عام وأداء مجلس إدارة الشركة بشكل خاص.

9- الحق في محاسبة أعضاء مجلس الإدارة وفريق الإدارة التنفيذية للشركة ورفع قضايا بشأن تحمل المسئولية، وذلك في حال عدم أداء مهام عملهم على الوجه المطلوب.

10- الحق في مراجعة سجل المساهمين.

علاوة على كل ما سبق ذكره، يحتفظ المساهمون بحقوق محددة تجاه الجمعية العمومية (أ) الحق في الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية للشركة في حال كان المساهم يحتفظ بنسبة 10% من رأس المال الشركة كحد أدنى (ب) الحق في منح توكيل كتابي إلى مساهم آخر لحضور اجتماع الجمعية العمومية (ج) الحق في الحصول على محتويات جدول أعمال اجتماع الجمعية العمومية (د) الحق في مناقشة المواضيع المدرجة في جدول الأعمال وفي مناقشة ذلك مع مجلس إدارة الشركة والمدققين الخارجيين (د) الحق في حضور اجتماعات الجمعية العمومية والتصويت فيها (هـ) الحق في الحصول على معلومات بخصوص حقوق وقواعد وإجراءات التصويت وما إلى ذلك. 

مسؤولية الشركة تجاه المساهمين

تقوم الشركة بالإفصاح عن حقوق المساهمين على الموقع الرسمي للشركة. ويتم تأسيس وحدة شئون المستثمرين لتعمل بمثابة حلقة وصل فعالة بين الشركة ومساهميها. ويقوم المساهمون بإبلاغ مجلس الإدارة بأي ممارسات غير ملائمة إتباعا لسياسة الإبلاغ عن المخالفات والتعديات على حقوق الشركة . وتبذل الشركة مساعيها بغية تقديم معلومات دقيقة ومكتملة ونزيهة وواضحة إلى مساهميها في الوقت الملائم. ويتم إطلاع المساهمين والمستثمرين على المعلومات المادية الهامة بشكل فعال وفي الوقت المناسب. يجب على الشركة تعزيز ودعم استخدام الوسائل الالكترونية والوسائل الأخرى للتواصل مع المساهمين والمستثمرين. ويعد اجتماع الجمعية العمومية السنوي للشركة والاجتماعات العامة الأخرى بمثابة قنوات الاتصال الرئيسية بين الشركة ومساهميها وفرصة لمشاركة المساهمين. وجدير بالذكر أن الشركة لن تفرض أي رسوم على أي مجموعة من المساهمين لقاء حضور اجتماعات الجمعية العمومية ولن تمنح أي مزايا تفضيلية لأي مجموعة من المساهمين مقارنة بالمجموعات الأخرى

أصحاب المصالح:

مقدمة سياسة أصحاب المصالح 

إن أصحاب المصالح هم عبارة عن أفراد أو مجموعة من الأفراد لديهم مصالح أو اهتمام ما في منشاة ما. من الممكن أن يكون لأصحاب المصالح تأثير على أعمال المنشأة أو أهدافها أو سياساتها كما أنهم يتأثرون بكل ذلك. إن أصحاب المصالح الأساسيين في أي منشأة تقليدية عبارة عن مستثمريها وموظفيها وعملائها ومورديها. وتتنوع وتختلف توقعات أصحاب المصالح وفي بعض الأحيان تتعارض مع بعضها البعض، ولذا يجب على الشركة تحمل المسئولية تجاه عمل الموازنة اللازمة بين مصالح أصحاب المصالح لديها من ناحية وبين مصالح الشركة نفسها من ناحية أخرى. ويجب أن يتعهد مجلس إدارة الشركة بالالتزام بأرقى المستويات الأخلاقية حيث ترغب الشركة دائما في التأكد من ثقة أصحاب المصالح القوية بها والتزامهم تجاهها. 

السياسة المتعلقة بأصحاب المصالح

إن الشركة ملتزمة تجاه الأساسيات العامة التالية لأصحاب المصالح :

1- أصحاب المصالح: تحقيق قيمة مستدامة لأصحاب المصالح  والسعي لتحقيق عوائد مالية جيدة والعمل لما فيه مصلحة أصحاب المصالح .

2- الموردين ومقدمي الخدمات: التعامل مع أصحاب المصالح  بطريقة مباشرة وواضحة وعلى أساس الأمانة. والسعي لبناء علاقات جيدة مع الموردين ومقدمي الخدمات والحفاظ على تلك العلاقات ويجب على الشركة التأكد من الحفاظ على سرية المعلومات ذات الصلة بهم.

3- الموظفين: التعامل مع الموظفين في ظل مراعاة الكرامة والاحترام وتقديم فرص وظيفية متكافئة لكافة الموظفين من خلال ممارسات الشركة في مجال التوظيف ويتضمن ذلك الأمور ذات الصلة بالتعيين والتعويضات/ المزايا والتطور المهني والترقيات، مع ضرورة إيلاء    مجلس إدارة الشركة أهمية لتوفير بيئة عمل آمنة وصحية في ظل مراعاة احترام حقوق الإنسان وحقوق الموظفين.

4-  المجتمع: المشاركة في الرقي بالمستوى المعيشي في أي مكان تزاول الشركة فيه أعمالها والحرص على استخدام الموارد على نحو معقول حفاظا على البيئة. ويرغب مجلس إدارة الشركة أن يكون بمقدور مختلف المجتمعات الاعتماد على مساعدة الشركة في الأنشطة العامة والخيرية والأنشطة الاجتماعية الأخرى وفاءا بمسئولياتها الاجتماعية

 المبادئ العامة لسياسة أصحاب المصالح  

يستطيع أصحاب المصالح  الحصول على معلومات دقيقة  وفي الوقت المناسب بشأن أعمال الشركة. وتتاح الفرصة لكافة أصحاب المصالح لتقديم وجهات نظرهم بخصوص قرارات الأعمال بالشركة وبشأن خبراتهم لدى الشركة. وتعمل الشركة على تشجيع أصحاب المصالح على تحديد الطريقة التي يرغبون من خلالها طلب المشورة منهم، وتحرص الشركة على التعامل مع أصحاب المصالح  بمرونة وعلى الاستجابة لأولوياتهم.  وتلتزم الشركة بالحفاظ على علاقات عمل ايجابية مع أصحاب المصالح لديها وعلى تلبية متطلباتهم في الوقت المناسب وعلى نحو فعال. وتقوم الشركة بتطوير برامج تواصل مشتركة ومتبادلة بغية تحسين وتفعيل مشاركة أصحاب المصالح  في أنشطة الشركة. ويحرص أصحاب المصالح على إطلاع مجلس إدارة الشركة على أي ممارسات غير ملائمة تماشيا مع سياسة الكشف عن الفساد. ويجب على كلا من الشركة وأصحاب المصالح  الحرص على سرية المعلومات كما ينبغي أن يبرم الطرفان اتفاقية في هذا الخصوص. 

المستثمرون:

الغرض والنطاق 

المستثمرون هم ملاك الشركة لذلك فإن لهم الحق في الحصول على معلومات حقيقية وصحيحة بما في ذلك التفاصيل المتعلقة بمجلس الإدارة وأعضاء المجلس والأعضاء التنفيذيين بالمجلس. يجب أن يقدم مجلس الإدارة بصفته ممثلاً للمساهمين معلومات كافية إلى المستثمرين لمتابعة استثماراتهم والإرباح الناتجة عنها. الغرض من هذه السياسة هو توجيه المساهمين، للحصول على معلومات فعالة كافية عن الشركة. يشمل النطاق أيضا تشكيل وحدة علاقات المستثمرين لتوفير كافة المعلومات ذات الصلة. 

المسؤوليات
تشمل المسؤوليات الرئيسية المتعلقة بشؤون المستثمرين ما يلي [أ] التعريف بالحقوق العامة للمساهمين [ب] رصد معلومات المساهمين [ج] تفعيل مشاركة المساهمين في أنشطة الشركة [د] ضمان فعالية نظام التصويت، [ه] توفير المعلومات الخاصة بإدراج الأسهم بما في ذلك التفاصيل المتعلقة بكبار المساهمين في الشركة.

تشمل علاقات المستثمرين ما يلي [أ] إجراء تحليل دقيق لنموذج عمل الشركة والأسواق ذات الصلة [ب] التعاقد على الخدمات التي يقدمها مهنيين خارجيين مختصين بالأسواق لتحليل تصور المستثمرين عن الشركة بنزاهة ومقارنة ما تقدمه الشركة مع ما يقدمه المنافسون [ج] تطوير عروض المستثمرين [د] عقد المؤتمرات والاجتماعات لاستهداف المستثمرين والاستفادة من الموقع الالكتروني للبقاء على اتصال بالمستثمرين المحتملين / القائمين.

إجراءات حماية حقوق المستثمرين

1- الاحتفاظ بسجل لأعضاء مجلس الإدارة و الإدارة التنفيذية والمساهمين

2- الاحتفاظ بمعلومات حديثة ذات صلة بالمستثمرين على موقع الشركة

3-إنشاء وحدة علاقات المستثمرين لتحسين العلاقة بين الشركة والمساهمين،

4- الحفاظ على خطة زمنية مالية للأنشطة ذات الصلة بالمساهمين التي توضح بجداول زمنية النتائج الفصلية، وإجراء دراسات عن التصورات، وعقد الجمعيات العامة السنوية، وإصدار التقرير السنوي، وتقديم عروض المستثمرين، وتقديم الإعلانات إلى سوق الكويت للأوراق المالية...إلخ.

الإجراءات العامة لمعالجة علاقات المستثمرين من خلال الوحدة

 تقوم وحدة علاقات المستثمرين من خلال هذه الإجراءات بإبلاغ الأسواق فوراً - من خلال النشرات الصحفية وعروض الشركة ضمن النطاق العام أو خلاف ذلك - عن الأحداث الاقتصادية الهامة التي قد تؤثر على العائد المتوقع على الاستثمار في الشركة على المدى القصير والمتوسط ​​والطويل ولتقييم الاستثمارات. تقوم وحدة علاقات المستثمرين أيضاً - بصفتها الجهة الوحيدة المفوضة - بالرد المناسب فوراً على الاستفسارات المحددة التي تثيرها هذه الأطراف أو المستثمرين أو الجهات الرقابية فيما يتعلق بالأمور المالية والتشغيلية للشركة.


لمعالجة علاقات المستثمرين وفقا لما هو مبين أعلاه، يتعين على وحدة علاقات المستمرين الاحتفاظ بقاعدة بيانات محدثة عن المعلومات المتعلقة بالعمليات المالية، والأعمال التجارية والمحاسبية وغيرها لكي تظل على علم وتستطيع الرد بسرعة على استفسارات المستثمرين. يتم أيضا الاحتفاظ بسجل للشكاوى / الاستفسارات لتسجيل شكاوى المستثمرين وكيفية التصرف فيها.

تشمل أدوار وحدة علاقات المستثمرين ما يلي:

1- يقوم فريق وحدة علاقات المستثمرين بتحديث الإجراءات العامة لعلاقات المستثمرين وإعداد المعلومات والعروض النهائية الخاصة بالعلاقات العامة للشركة والتحقق من المعلومات الواردة فيها من حيث الملاءمة والاتساق. كما يشمل أيضا إعداد تقرير المراجعة الفصلي النهائي والبيانات المالية وتوزيع المعلومات.

2- يقوم مدير علاقات المستثمرين بالتحقق من أن المعلومات التي سوف تصدر جوهرية وذات صلة ويقوم باعتمادها. 

3- يجب موافقة المدير المالي ومسئول الالتزام على البيانات الصحفية النهائية للشركة  وعروض المستثمرين وتقارير المراجعة والبيانات المالية الربع سنوية والتقارير والمعلومات الصادرة إلى السوق.